Кадровое делопроизводство / Бухгалтерские услуги от «Бизнес Ассистент»

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство необходимо любой компании, в которой есть сотрудники. Данная необходимость вызвана как обязанностью следовать законодательству, так и выстраиванию четкого взаимодействия между сотрудниками и администрацией компании. Ведь через инструкции, правила, положения и регламенты выстраивается корректное взаимодействие с сотрудниками, сокращаются спорные ситуации, сводится к минимуму недопонимание, и, как следствие, нелояльность со стороны сотрудников.

С точки зрения законодательства любое кадровое событие (прием на работу, перемещение, увольнение и т.д.) необходимо оформлять документально, а нарушение кадрового делопроизводства влечет за собой наложения штрафов на компанию, а то и вовсе приостановку её деятельности. Руководству компании могут быть применены меры в плоть до лишения права на профессиональную деятельность.

Наш совет – не пренебрегайте кадровыми документами! Это в будущем избавит Вас от многих неприятностей. И даже, если Вы не готовы сегодня оплачивать услуги кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру (что значительно выгодней штатного кадровика, а также зачастую безопасней и качественней), то в любом случае обратите внимание на наличие и правильность заполнения кадровой документации. Основной перечень необходимых документов Вы сможете найти ниже.

Ответственность за нарушение кадрового делопроизводства

Нарушение	Ответственность
В трудовом договоре не отражены все обязательные сведения, данные и условия, установленные в ст. 57 Трудового кодекса РФ	Административный штраф на юридическое лицо в размере от 50 000 рублей до 100 000 рублей (ч.3 ст. 5.27 КоАП РФ)
Привлечение беременных женщин к сверхурочной работе, работе в праздничные и выходные дни, работе в ночное время, а также их направление в командировки	Административный штраф на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей. (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ)
В штатном расписании установлены разные должностные оклады для одинаковых должностей, что нарушает ст. 22 Трудового кодекса РФ	Административный штраф на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Не составляется или не ведется График отпусков, сотрудники не извещаются об отпусках, оплата отпусков производится позднее чем за 3 дня до его начала, что нарушает статьи 122, 123, 136 Трудового кодекса РФ	Административный штраф на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Оформление договора гражданско-правового характера, который фактически регулирует трудовые отношения, что нарушает ст. 15 Трудового кодекса РФ	Административный штраф на юридическое лицо в размере от 50 000 рублей до 100 000 рублей (ч.3 ст. 5.27 КоАП РФ)
Задержка выдачи на руки трудовой книжки при увольнении	Административный штраф на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей. (ч.1 ст. 5.27.1 КоАП РФ). А также обязанность работодателя возместить сотруднику не полученный заработок за весь период задержки выдачи трудовой книжки.

Основные кадровые события, которые оформляются документально:

Прием на работу;
Увольнения или сокращения;
Изменение условий труда;
Привлечение на работу в праздничные и выходные дни;
Отпуск;
Отсутствие сотрудника по любому основанию;
Командировка;
Премирование;
Дисциплинарные взыскания;

Операции в кадровом делопроизводстве:

Оформление документов о приеме на работу;
Оформление документов об увольнении;
Изменение трудового договора;
Составление графика отпусков;
Составление штатного расписания;
Составление табеля учета рабочего времени.

Перечень необходимых кадровых документов в соответствии с Трудовым кодексом РФ:

Трудовой договор;
Дополнительное соглашение к трудовому договору (при необходимости);
Правила внутреннего трудового распорядка;
Положение о зарплате;
Положение о защите персональных данных;
Положение о командировках;
Личные карточки сотрудников;
Должностные инструкции;
Приказ по личному составу;
Приказ о работе в выходные и праздничные дни;
Приказ об отпусках;
Приказ о командировках;
Приказ о поощрениях;
Приказ о взысканиях;
Графики отпусков;
График работы;
Табель учета рабочего времени;
Штатное расписание;
Трудовые книжки;
Книга учета движения трудовых книжек.

Вы можете передать в Бизнес ассистент и другие вопросы кадрового делопроизводства:

Разработка ЛНА, ЛНД и постановка кадрового делопроизводства с нуля;
Образцов трудовых договоров;
Штатного расписания;
Графика отпусков;
Положений о зарплате, премировании, коммерческой тайне, о командировках, о защите персональных данных и т.д.;
Правила внутреннего трудового распорядка.

Восстановление кадровой документации

Восстановить и привести кадровую документацию в соответствие требованиям законодательства может потребоваться, если в Вашей компании данному вопросу не уделялось ранее должное внимание, так как на это не хватало ресурсов, или периодически возникают трения с сотрудниками из-за их нелояльного отношения и опасения обращения их в соответствующую инстанцию, или вы попали в план проверок Рострудинспеции.

Для начала следует изучить (провести аудит) в каком состоянии у Вас находится кадровая документация, после чего восстановить или внести корректировки в неё. В первую очередь следует обратить внимание на:

Локально-нормативные акты (ЛНА);
Трудовые договоры;
Личные карточки сотрудников;
Штатное расписание;
Табель учета рабочего времени;
Приказы по личному составу;
График отпусков.

Однако, с восстановлением тоже не редко возникают сложности, например, по причине того, что сотрудник уволился. В таком случае встает вопрос в целесообразности и возможности восстановления документации. Во избежание штрафов лучше не допускать ненадлежащего ведения кадровой документации и, если уж такое случилось, то не откладывайте «на потом» их приведение в надлежащее состояние. За помощью в данном вопросе Вы можете обратиться к специалистам компании «Бизнес ассистент».

Подготовка к проверке Рострудинспекции

Если Ваша организация попала в план проверок Инспекции Труда, то крайне важно обеспечить полноту и соответствие действующему законодательству всей кадровой документации. В случае ненадлежащего оформления, некорректного отражения нумерации, дат в документах у инспекции возникнут претензии и на компанию могут быть наложены штрафы.

Чтобы избежать данных последствий, как только информация о проверке стала известна, незамедлительно приступайте к аудиту кадровой документации, устранению выявленных нарушений и её приведению в соответствие с законодательством. В данном вопросе Вам могут помочь специалисты «Бизнес ассистент».

Онлайн заявка

Мы перезвоним Вам
в течение рабочего дня